Algemene voorwaarden BelBuddy

Wenneker Ventures, handelend onder de naam BelBuddy · Den Haag · KvK 42173073 · btw NL005560334B46 · [email protected]

Artikel 1 — Begrippen

1. BelBuddy: Wenneker Ventures, gevestigd in Den Haag, ingeschreven bij de KvK onder nummer 42173073, die de Dienst levert onder de naam BelBuddy.
2. Klant: de onderneming of organisatie die een Overeenkomst met BelBuddy sluit. BelBuddy levert alleen aan bedrijven en organisaties, niet aan consumenten.
3. Dienst: de digitale telefoonassistent van BelBuddy, waaronder het aannemen van gesprekken op het BelBuddy-nummer, het geven van informatie, het inplannen, verzetten en afzeggen van afspraken, het noteren van berichten, de app (app.belbuddy.eu), meldingen, koppelingen en de open API.
4. BelBuddy-nummer: het telefoonnummer dat BelBuddy aan de Klant ter beschikking stelt en waarnaar de Klant zijn eigen nummer kan doorschakelen.
5. Beller: iedereen die het (doorgeschakelde) nummer van de Klant belt en door de Dienst te woord wordt gestaan.
6. Overeenkomst: de afspraak tussen BelBuddy en de Klant over de levering van de Dienst, waarvan deze voorwaarden en de Verwerkersovereenkomst deel uitmaken.
7. Bundel: het aantal gespreksminuten per betaalperiode van één maand dat bij het gekozen pakket hoort.
8. Verwerkersovereenkomst: de afspraken over de verwerking van persoonsgegevens door BelBuddy namens de Klant (bijlage bij deze voorwaarden).

Artikel 2 — Toepasselijkheid

1. Deze voorwaarden gelden voor elk aanbod van BelBuddy en elke Overeenkomst.
2. Algemene voorwaarden van de Klant gelden niet, tenzij BelBuddy die schriftelijk heeft aanvaard.
3. Is een bepaling nietig of vernietigd, dan blijven de overige bepalingen gelden. Partijen vervangen de bepaling dan door een geldige bepaling die zo dicht mogelijk bij de bedoeling ligt.

Artikel 3 — Aanmelden en proefperiode

1. De Overeenkomst komt tot stand wanneer de Klant zich aanmeldt via de website of de app en zijn mailadres bevestigt, of wanneer BelBuddy een aanvraag schriftelijk bevestigt.
2. Een nieuwe Klant kan de Dienst kosteloos proberen: 14 dagen vanaf de aanmelding, met maximaal 100 gespreksminuten, wat het eerst bereikt is (proefperiode). Elk bedrijf kan één keer een proefperiode gebruiken.
3. Kiest de Klant tijdens de proefperiode een pakket, dan begint de betaalde periode na afloop van de proefperiode. Kiest de Klant geen pakket, dan neemt de Dienst na de proefperiode niet meer op (bellers horen dat er niemand bereikbaar is). Kiest de Klant ook daarna binnen 30 dagen geen pakket, dan eindigt de Overeenkomst.
4. Wie zich aanmeldt, verklaart bevoegd te zijn om namens de Klant de Overeenkomst aan te gaan, en dat de Klant handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf en is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (of een vergelijkbaar register).

Artikel 4 — De Dienst

1. BelBuddy neemt gesprekken aan op het BelBuddy-nummer en handelt die af op basis van de informatie en instellingen die de Klant in de app opgeeft (zoals openingstijden, diensten, prijzen en informatie over het bedrijf).
2. De Dienst maakt gebruik van spraaktechnologie en taalmodellen (kunstmatige intelligentie). De Dienst zegt bij elk gesprek aan het begin dat de beller met een AI-assistent spreekt; die melding kan niet worden uitgezet. De Dienst is zo ingericht dat hij alleen de informatie van de Klant gebruikt, maar kan een beller verkeerd verstaan, een vraag onvolledig of onjuist beantwoorden of een fout maken in een notitie of afspraak. De Klant blijft verantwoordelijk voor het controleren van afspraken en berichten die van belang zijn.
3. De Klant is verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de informatie die hij in de app opgeeft.
4. De Klant is zelf verantwoordelijk voor het doorschakelen van zijn eigen nummer naar het BelBuddy-nummer en voor de kosten die zijn eigen telefoonaanbieder daarvoor rekent.
5. Koppelingen met agenda's, ticketsystemen en andere software van de Klant of van derden werken via de koppelmogelijkheden die die partijen bieden. BelBuddy is niet verantwoordelijk voor storingen of wijzigingen bij die derden.
6. Functies die op de website als "binnenkort" of "op aanvraag" staan, maken geen deel uit van de Overeenkomst totdat BelBuddy ze beschikbaar stelt of schriftelijk heeft toegezegd.
7. De Dienst is geen noodlijn en geen vervanging van een menselijke triage. Bij levensgevaar of een acute medische situatie verwijst de Dienst de beller naar 112 of de huisartsenpost. De Dienst geeft geen medisch, juridisch of financieel advies. De Klant zet de Dienst niet in voor het beoordelen van urgentie van zorg (triage) of voor gesprekken waarin dat nodig is.

Artikel 5 — BelBuddy-nummer

1. Het BelBuddy-nummer blijft van BelBuddy en wordt aan de Klant in gebruik gegeven zolang de Overeenkomst loopt. De Klant kan het BelBuddy-nummer niet meenemen naar een andere aanbieder.
2. Het eigen nummer van de Klant blijft van de Klant; de Dienst verandert daar niets aan.
3. De Klant zet zijn doorschakeling vóór het einde van de Overeenkomst uit. Na het einde geeft BelBuddy het BelBuddy-nummer pas aan een andere klant als er minstens 30 dagen geen gesprekken meer op zijn binnengekomen. Komen er nog gesprekken binnen, dan meldt BelBuddy dat aan de Klant.

Artikel 6 — Gebruik

1. De Klant gebruikt de Dienst alleen voor zijn eigen bedrijfsvoering en in overeenstemming met de wet.
2. Het is niet toegestaan de Dienst te gebruiken voor ongevraagde commerciële communicatie, voor misleiding van bellers, of voor gesprekken die in strijd zijn met de wet of de goede zeden.
3. De Klant informeert bellers over de verwerking van hun gegevens, bijvoorbeeld in zijn eigen privacyverklaring. De Klant kan in de app aanzetten dat de Dienst bellers meldt dat er een verslag van het gesprek wordt gemaakt; staat die melding uit, dan is de Klant er zelf verantwoordelijk voor dat bellers op een andere manier worden geïnformeerd. De melding dat de beller met een AI-assistent spreekt, blijft altijd aan.
4. De Klant houdt inloggegevens, API-sleutels en koppelgeheimen geheim en is verantwoordelijk voor wat met zijn account gebeurt.
5. BelBuddy mag de Dienst (gedeeltelijk) opschorten als de Klant deze voorwaarden schendt of als er sprake is van misbruik, na een waarschuwing of, als de situatie dat vraagt, direct.
6. Om misbruik en onverwachte kosten te voorkomen mag de Dienst gesprekken weigeren of kort afhandelen, bijvoorbeeld als één beller in korte tijd heel vaak belt, en mag hij per gesprek een maximumduur hanteren. Bij ongebruikelijk hoog verbruik neemt BelBuddy contact op met de Klant.
7. De Klant vrijwaart BelBuddy voor aanspraken van bellers en andere derden die het gevolg zijn van de informatie of instellingen die de Klant in de app heeft opgegeven, of van het niet (op de juiste manier) informeren van bellers.

Artikel 7 — Prijzen en betaling

1. De prijzen staan op de website en in de app en zijn exclusief btw.
2. Het maandbedrag wordt per betaalperiode van een maand vooraf gefactureerd; de eerste betaalperiode begint op de dag dat het abonnement ingaat. Gespreksminuten boven de Bundel worden achteraf, op de factuur van de volgende periode, in rekening gebracht. Per gesprek telt elke begonnen minuut als een hele minuut. Niet gebruikte minuten vervallen aan het einde van de periode.
3. De eerste betaling gaat met iDEAL of creditcard via onze betaaldienst (Stripe); daarna wordt elke periode automatisch afgeschreven via SEPA-incasso of de creditcard. De factuur met btw komt per mail.
4. Mislukt een betaling, dan probeert de betaaldienst het opnieuw en krijgt de Klant bericht. Is na 7 dagen nog niet betaald, of wordt een betaling teruggeboekt of betwist, dan mag BelBuddy de Dienst opschorten totdat is betaald. De wettelijke handelsrente en redelijke incassokosten komen voor rekening van de Klant.
5. BelBuddy mag de prijzen wijzigen, bijvoorbeeld als de kosten van leveranciers stijgen. De Klant hoort dat minstens 30 dagen van tevoren per mail. Wil de Klant de nieuwe prijs niet betalen, dan kan hij opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.

Artikel 8 — Duur en opzegging

1. De Overeenkomst geldt voor onbepaalde tijd en is maandelijks opzegbaar, tegen het einde van de lopende betaalperiode. Tijdens de proefperiode kan de Klant direct stoppen.
2. Opzeggen kan in de app of per mail naar [email protected]. BelBuddy bevestigt de opzegging per mail.
3. BelBuddy kan de Overeenkomst opzeggen met een termijn van één maand. BelBuddy kan de Overeenkomst direct beëindigen als de Klant failliet gaat, surseance van betaling aanvraagt, of de Overeenkomst ernstig schendt.
4. Na het einde van de Overeenkomst verwijdert BelBuddy de gegevens van de Klant zoals beschreven in de Verwerkersovereenkomst. De Klant kan vóór het einde een export van zijn gesprekken maken in de app.

Artikel 9 — Beschikbaarheid en onderhoud

1. BelBuddy spant zich in om de Dienst zo goed mogelijk beschikbaar te houden, maar garandeert geen ononderbroken of foutloze werking. De Dienst hangt mede af van telefonie- en clouddiensten van derden.
2. BelBuddy mag onderhoud uitvoeren. Gepland onderhoud dat de Dienst merkbaar onderbreekt, gebeurt zo veel mogelijk buiten kantoortijden en wordt vooraf gemeld.
3. BelBuddy mag de Dienst verbeteren en wijzigen. Wijzigingen die de Klant wezenlijk benadelen, meldt BelBuddy minstens 30 dagen van tevoren; de Klant mag dan opzeggen tegen de ingangsdatum.

Artikel 10 — Aansprakelijkheid

1. De aansprakelijkheid van BelBuddy voor directe schade is beperkt tot het bedrag dat de Klant in de drie maanden vóór de schadeveroorzakende gebeurtenis voor de Dienst heeft betaald, met een maximum van € 1.000 per gebeurtenis.
2. BelBuddy is niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gevolgschade, gederfde winst en gemiste omzet, en niet voor schade door onjuiste of onvolledige informatie die de Klant in de app heeft opgegeven.
3. De beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van de leiding van BelBuddy.
4. De Klant meldt schade zo snel mogelijk, uiterlijk binnen 30 dagen nadat hij die heeft ontdekt, schriftelijk aan BelBuddy.

Artikel 11 — Overmacht

1. BelBuddy is niet gehouden tot nakoming bij overmacht, waaronder storingen bij telefonie-, internet- of clouddiensten van derden, stroomstoringen, cyberaanvallen en maatregelen van overheden.
2. Duurt de overmacht langer dan 30 dagen, dan mogen beide partijen de Overeenkomst schriftelijk beëindigen, zonder schadevergoeding.

Artikel 12 — Persoonsgegevens

1. Voor de gegevens van bellers en medewerkers van de Klant is de Klant verwerkingsverantwoordelijke en BelBuddy verwerker. De Verwerkersovereenkomst (bijlage) is daarop van toepassing en maakt deel uit van de Overeenkomst.
2. Voor de gegevens die BelBuddy zelf nodig heeft om de Klant te bedienen (contactpersonen, facturering) is BelBuddy verwerkingsverantwoordelijke; zie de privacyverklaring op belbuddy.eu/privacy.

Artikel 13 — Intellectueel eigendom

1. Alle rechten op de Dienst, de software, de app en de website blijven bij BelBuddy of haar licentiegevers. De Klant krijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur van de Overeenkomst.
2. De gegevens en informatie die de Klant invoert en de gesprekken met zijn bellers blijven van de Klant.

Artikel 14 — Wijziging van deze voorwaarden

1. BelBuddy mag deze voorwaarden wijzigen. De nieuwe voorwaarden gelden 30 dagen nadat BelBuddy ze per mail aan de Klant heeft gestuurd. Gaat de Klant niet akkoord, dan kan hij opzeggen tegen de ingangsdatum.

Artikel 15 — Toepasselijk recht en geschillen

1. Op de Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
2. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de rechtbank Den Haag.