Verwerkersovereenkomst BelBuddy

Partijen

1. De Klant, zoals vermeld bij de aanmelding of in het aanbod, hierna "Verwerkingsverantwoordelijke";
2. Wenneker Ventures, handelend onder de naam BelBuddy, gevestigd in Den Haag, KvK 42173073, hierna "Verwerker".

De Klant gebruikt de telefoonassistent BelBuddy. Daarbij verwerkt BelBuddy persoonsgegevens van bellers en van medewerkers van de Klant. Partijen leggen in deze overeenkomst vast hoe dat gebeurt, zoals artikel 28 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) vereist.

Artikel 1 — Onderwerp en duur

1. Verwerker verwerkt persoonsgegevens alleen in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke en alleen voor het leveren van de Dienst zoals beschreven in de Algemene voorwaarden en in Bijlage 1.
2. Deze overeenkomst loopt zolang de Overeenkomst loopt en daarna zolang Verwerker nog persoonsgegevens van Verwerkingsverantwoordelijke verwerkt.

Artikel 2 — Instructies

1. Verwerker verwerkt de persoonsgegevens alleen op basis van schriftelijke instructies van Verwerkingsverantwoordelijke. De instellingen die de Klant in BelBuddy kiest (zoals bewaartermijn, koppelingen, meldingen en de melding aan bellers) gelden als zulke instructies.
2. Verwerker verwerkt persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden, verkoopt ze niet en gebruikt ze niet voor reclame of om eigen modellen te trainen.
3. Vindt Verwerker dat een instructie in strijd is met de AVG, dan meldt hij dat direct.
4. Is Verwerker wettelijk verplicht gegevens te verwerken of te verstrekken (bijvoorbeeld op een bevel van een bevoegde instantie), dan meldt hij dat vooraf aan Verwerkingsverantwoordelijke, tenzij de wet dat verbiedt.

Artikel 3 — Geheimhouding

1. Iedereen die namens Verwerker toegang heeft tot de persoonsgegevens, is tot geheimhouding verplicht.
2. Verwerker geeft alleen toegang aan personen voor wie dat nodig is voor het leveren, beheren of herstellen van de Dienst.

Artikel 4 — Beveiliging

1. Verwerker neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen. De maatregelen staan in Bijlage 3.
2. Verwerker mag de maatregelen aanpassen, zolang het beveiligingsniveau niet omlaag gaat.

Artikel 5 — Subverwerkers

1. Verwerkingsverantwoordelijke geeft algemene toestemming voor het inschakelen van de subverwerkers in Bijlage 2.
2. Verwerker meldt een nieuwe of andere subverwerker minstens 30 dagen van tevoren per mail. Verwerkingsverantwoordelijke kan binnen die termijn met redenen bezwaar maken. Komen partijen er niet uit, dan kan Verwerkingsverantwoordelijke de Overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.
3. Verwerker legt elke subverwerker ten minste dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst staan en blijft tegenover Verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk voor de nakoming daarvan.
4. Systemen die Verwerkingsverantwoordelijke zelf koppelt (zoals zijn eigen agenda, ticketsysteem of CRM) zijn geen subverwerkers van Verwerker. Verwerker stuurt daar gegevens naartoe op aanwijzing van Verwerkingsverantwoordelijke.

Artikel 6 — Doorgifte buiten de EER

1. Verwerker geeft persoonsgegevens alleen door naar landen buiten de Europese Economische Ruimte als daarvoor een geldige grondslag bestaat, zoals een adequaatheidsbesluit (waaronder het EU-VS-gegevensprivacykader) of standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
2. In Bijlage 2 staat per subverwerker waar de gegevens worden verwerkt en op welke grondslag.

Artikel 7 — Rechten van betrokkenen

1. Verwerker helpt Verwerkingsverantwoordelijke, voor zover redelijkerwijs mogelijk, om te voldoen aan verzoeken van betrokkenen (inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar). In de app kan de Klant gesprekken inzien en exporteren; verwijderen op verzoek regelt Verwerker binnen 14 dagen na een verzoek van de Klant.
2. Komt een verzoek van een betrokkene rechtstreeks bij Verwerker binnen, dan stuurt Verwerker het door naar Verwerkingsverantwoordelijke en handelt het niet zelf af, tenzij de Klant dat vraagt.

Artikel 8 — Datalekken

1. Verwerker meldt een inbreuk in verband met persoonsgegevens (datalek) zonder onredelijke vertraging, en uiterlijk binnen 48 uur nadat hij die heeft ontdekt, aan Verwerkingsverantwoordelijke.
2. De melding bevat, voor zover bekend: wat er is gebeurd, welke gegevens en hoeveel betrokkenen het raakt, de waarschijnlijke gevolgen, en de maatregelen die zijn of worden genomen.
3. Verwerkingsverantwoordelijke beslist of het datalek wordt gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen. Verwerker helpt daarbij.

Artikel 9 — Hulp bij verplichtingen

Verwerker helpt Verwerkingsverantwoordelijke, rekening houdend met de aard van de verwerking en de beschikbare informatie, bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) en een eventuele voorafgaande raadpleging van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Artikel 10 — Controle (audit)

1. Verwerker stelt alle informatie beschikbaar die nodig is om aan te tonen dat hij zich aan deze overeenkomst houdt.
2. Verwerkingsverantwoordelijke mag dit eens per jaar, of na een datalek, laten controleren door een onafhankelijke deskundige die tot geheimhouding is verplicht, na een melding van minstens 30 dagen. De kosten van de controle zijn voor Verwerkingsverantwoordelijke, tenzij blijkt dat Verwerker zich op wezenlijke punten niet aan deze overeenkomst houdt.

Artikel 11 — Bewaren en verwijderen

1. Gesprekken blijven bewaard zolang de Klant in de app heeft ingesteld (30 dagen tot 2 jaar; standaard 1 jaar). Daarna verwijdert de Dienst ze elke nacht automatisch.
2. Na het einde van de Overeenkomst verwijdert Verwerker de persoonsgegevens van Verwerkingsverantwoordelijke binnen 30 dagen. Versleutelde backups waarin die gegevens nog staan, worden volgens het backupschema verwijderd (op de server na 30 dagen; in de versleutelde backupmailbox bij de maandelijkse opschoning, uiterlijk na 60 dagen) en worden tot die tijd niet gebruikt, behalve voor herstel na een storing.
3. Vóór het einde kan de Klant zijn gesprekken als CSV exporteren in de app.
4. Een wettelijke bewaarplicht van Verwerker gaat voor.

Artikel 12 — Aansprakelijkheid

Voor de aansprakelijkheid van partijen geldt artikel 10 van de Algemene voorwaarden, voor zover de wet dat toelaat.

Artikel 13 — Slotbepalingen

1. Bij tegenstrijdigheid gaat deze verwerkersovereenkomst voor de Algemene voorwaarden, voor zover het de verwerking van persoonsgegevens betreft.
2. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de rechtbank Den Haag.

Bijlage 1 — Beschrijving van de verwerking

Bijlage 2 — Subverwerkers

Telegram wordt alleen gebruikt voor storingsmeldingen aan BelBuddy zelf en voor de chat op de website van BelBuddy (vragen van bezoekers, niet van bellers van de Klant). Er gaan geen gesprekken of gegevens van bellers van de Klant via Telegram.

Bijlage 3 — Beveiligingsmaatregelen

• Verbindingen: alle verbindingen gaan via https (TLS). Webhooks naar de Klant zijn ondertekend.
• Toegang: inloggen met een eenmalige code per mail, met Microsoft of met Google. Elke Klant ziet alleen zijn eigen gegevens. Rollen (eigenaar en medewerker); alleen een eigenaar kan exporteren.
• Geheimen: wachtwoorden en sleutels voor koppelingen (zoals agenda-app-wachtwoorden en API-sleutels) worden versleuteld opgeslagen (AES-GCM). De sleutel staat los van de database.
• Agenda's: alleen toegang tot de agenda (Google: alleen afspraken), niet tot mail, contacten of bestanden.
• Backups: elke nacht een versleutelde backup; buiten de server een versleutelde kopie. Backups zijn zonder de sleutel niet te openen.
• Bewaren: automatische verwijdering volgens de bewaartermijn van de Klant.
• Bewaking: elke 5 minuten een automatische controle van de dienst, met een melding aan BelBuddy bij uitval.
• Wijzigingen: elke nieuwe versie wordt eerst getest, met een backup ervoor en erna.
• Server: alleen de noodzakelijke poorten open; beheer via een beveiligde beheeromgeving.